Si acabas de entrar en el sector restaurantero, quizá te preguntes qué es un sistema de punto de venta para restaurantes y por qué necesitas tener uno. Este es un tema de tecnología para restaurantes que todos los propietarios deberían entender.
Un punto de venta o POS (por sus iniciales en inglés) se refiere a los momentos de transacción en los que un cliente ordena y paga su comida.
Muchos establecimientos siguen empleando los sistemas de papel y pluma en los que han confiado los restaurantes durante años. Quizá se deba a que aún no son conscientes de todas las maneras en que un sistema de punto de venta moderno puede contribuir a que la tarea de dirigir un restaurante sea más rápida, fácil y exitosa.
A continuación, te explicamos los beneficios de los sistemas de punto de venta para los restaurantes y cómo elegir uno.
¿Qué es un sistema de punto de venta para restaurantes?
Puedes pensar en un sistema de POS como el cerebro externalizado del restaurante que incluye tanto hardware como software que funciona en computadoras y dispositivos móviles. Este almacén central de información puede funcionar como un sistema integral de administración para restaurantes, según tus necesidades, presupuesto y lo que elijas.
La mayoría de los sistemas de punto de venta hacen un seguimiento del inventario, los datos de ventas, la información de los clientes, y los pagos, pero eso es solo una pequeña parte de lo que estos sofisticados sistemas pueden hacer por un restaurante.
¿Cómo funciona un sistema de punto de venta para restaurantes?
Los sistemas de punto de venta pueden ofrecer docenas o incluso cientos de opciones y funciones que las empresas pueden personalizar para satisfacer sus necesidades específicas. La mayoría de estos sistemas funciona en la nube, esto significa que todos los datos se almacenan en un servidor remoto, no en una computadora del restaurante.
Cada vez que un mesero o un cliente hace un pedido utilizando el punto de venta del restaurante, el sistema POS registra todos los aspectos de la transacción y los coordina con tu inventario. Puedes usar un sistema de punto de venta para crear muchos reportes, los cuales pueden ser de gran ayuda a la hora de tomar decisiones empresariales basadas en datos.
¿Qué tipos de restaurantes necesitan un sistema de POS?
Es difícil imaginar un negocio restaurantero que pueda beneficiarse de la organización y el seguimiento preciso de un sistema de punto de venta, pero las siguientes son las principales categorías de restaurantes que pueden beneficiarse considerablemente:
- Restaurantes de servicio completo. Los restaurantes con servicio completo tienen muchos elementos en movimiento, y un sistema de punto de venta puede ser un canal de comunicación clara entre la recepción y la cocina.
- Restaurantes de servicio rápido. Estos restaurantes agilizan aún más sus operaciones con un sistema de punto de venta que incluye quioscos de autoservicio.
- Food truck. La mayoría de los sistemas de punto de venta pueden ser lo suficientemente ligeros como para funcionar en un food truck o restaurante ambulante, lo que permite a estos operadores ampliar sus ganancias al aceptar pagos con tarjeta bancaria.
¿Qué hardware necesitas para un sistema de punto de venta?
El hardware de los sistemas POS varía según las necesidades específicas, pero todos comparten los siguientes elementos básicos.
- Terminales de punto de venta Este es el hardware con el que funciona el sistema. Suele ser un iPad u otro tipo de dispositivo. Puede ser portátil o puede montarse en una estación del restaurante utilizando un soporte para tabletas.
- Sistema de pantalla para cocina. Esta pantalla es la central de mando de la cocina porque muestra al personal de cocina todos los pedidos recibidos; y de esta manera reemplaza a las antiguas impresoras de cocina.
- Impresora. Algunos clientes aún prefieren recibir un recibo impreso en lugar de uno electrónico por email, de modo que aún se necesita una impresora.
- Terminal de pago. Es el dispositivo con el que el cliente pasa, toca o introduce su tarjeta bancaria.
¿Qué tipo de sistema operativo necesita un restaurante?
Al igual que la mayoría de las demás tecnologías, los sistemas de puntos de venta funcionan con Apple (iOS), Android o Windows. Asegúrate de que el sistema de punto de venta que elijas es compatible con el sistema operativo de tu preferencia, ya que el sistema operativo determinará el tipo de hardware que utilizarás: iOS necesita iPads, Android requiere una tableta compatible, y Windows funcionará en una computadora.
¿Qué es un sistema de POS portátil?
Algunos restaurantes prefieren los POS portátiles. Estos sistemas funcionan con dispositivos portátiles que toman los pedidos y procesan los pagos directamente en la mesa. Son populares en Europa desde hace años y por fin se están poniendo de moda en Estados Unidos, ya que los restaurantes están reconociendo cómo esta tecnología puede agilizar los turnos de rotación.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de POS para restaurantes?
Cada sistema de punto de venta tendrá sus propias ventajas específicas, pero en general la mayoría ofrece las siguientes ventajas a los restaurantes:
- Estadísticas de ventas en tiempo real
- Datos detallados de ventas e inventario
- Clasificación de inventarios
- Optimización de pedidos en línea
- Información fiscal
- Información sobre el rendimiento de los elementos del menú
- Comunicación clara entre el personal de piso y la cocina
- Configuración personalizada de programas de lealtad
¿Cuáles son las desventajas?
Si aún no has empezado a usar un sistema de puntos de venta, probablemente sea por aversión a la tecnología. Ese sentimiento es totalmente válido. Es muy poco frecuente, pero un sistema de puntos de venta es esencialmente una computadora, de modo que pueden ocurrir fallas. Puede bloquearse. Por eso es esencial hacer regularmente copias de seguridad de todos los datos de tu sistema de punto de venta, de modo que, si ocurre algo raro, aún tendrás todo lo que necesitas.
Cómo elegir un sistema de punto de venta
Estas son las preguntas más importantes que debes hacerte al elegir un sistema de puntos de venta:
- ¿Puede integrarse con mis otras herramientas tecnológicas?
- ¿Funciona con mi sistema operativo preferido?
- ¿Tiene todas las funciones de reportes que quiero?
- ¿Cuánto cuesta y se ajusta a mi presupuesto?
- ¿Almacena información de las tarjetas bancarias? (nota: los sistemas de punto de venta que no lo hacen se consideran más seguros)
Piensa en los sistemas de punto de venta actuales como la evolución digital de la caja registradora. Son una potente herramienta tecnológica para restaurantes que pueden ayudarte a guiar tu negocio con éxito hacia el futuro.
