Cuando se trata de las reservaciones, la gente se divide en dos categorías: los que las aman y los que las odian. Las personas que están a favor de las reservaciones tienden a ser planificadoras, y no están dispuestas a hacer fila por una mesa ni a jugársela a la suerte para decidir dónde cenarán. En cambio, las personas que odian las reservaciones valoran la espontaneidad, y prefieren ir por una mesa cuando pueden, aunque haya altas probabilidades de que deban esperar o que no puedan cenar en su primera elección.
Afortunadamente, tú no tienes que elegir un bando. Los restaurantes pueden adaptarse a ambos tipos de clientes si aceptan reservaciones y mantienen algunas mesas libres para los clientes sin reservación. El punto de equilibrio depende del restaurante. Sin embargo, una vez que los restaurantes experimentan las muchas ventajas de aceptar reservaciones, algunos deciden que sólo aceptan a clientes con reservación.
Las reservaciones benefician a los restaurantes y a los clientes pero, indudablemente, los restaurantes se benefician más. Cambiar un turno con clientes sin reservación a sólo con reservación puede generar los siguientes beneficios:
Minimizar el desperdicio de comida
Tomar decisiones de compra de alimentos basándose en datos extraídos de un historial de reservaciones de semanas, meses o años es mucho más preciso que comprar cantidades basándose en la intuición. Con el tiempo, es posible estimar con un alto grado de precisión el número total de comensales que tendrás basándote en las reservaciones recibidas. Esto puede evitar hacer pedidos excesivos y limitar los costosos desperdicios de comida.
Planificar mejor la gestión del personal
Si no sabes el número de comensales que recibirás durante un turno, no puedes saber cuántos meseros necesitarás en el comedor. De la misma manera, el número de cocineros programados para trabajar un turno no será más que una conjetura. Aceptar reservaciones genera un panorama realista de tus necesidades de personal, lo cual puede ahorrar dinero. Programar para tener a más meseros durante los turnos ajetreados, y ahorra en personal cuando baje el flujo.
Pronosticar los ingresos de forma más precisa
Cuando todas o la mayoría de las mesas están reservadas para un turno específico, no es difícil calcular los ingresos aproximados que puedes esperar de ese turno. Para obtener una estimación fiable, multiplica el número de comensales por la cuenta promedio de tu restaurante. Ahonda en los perfiles de los clientes para obtener una idea más detallada de cuál será probablemente la cuenta de cada mesa, consultando lo que han gastado en el pasado.
Reducir los tiempos de espera de los clientes
Una entrada abarrotada con clientes sin reservación crea un ambiente estresante que es enemigo directo de la diversión, y las reservaciones ponen orden en este caos. Por lo general, los clientes entran y salen al ritmo que marca el restaurante. Cuantas más reservaciones haya en comparación con los clientes sin reservación, todos se sentirán mejor recibidos y estarán más relajados desde su llegada.
Aceptar más grupos grandes
Los grupos grandes pueden ser una bendición para los restaurantes, ya que a menudo se reúnen para celebrar algo y derrochan. De hecho, es probable que el personal de piso que los atienda reciba una propina más generosa. Sin embargo, es menos probable que los grupos grandes lleguen sin reservación, y por lo general buscan reservar un lugar. Si no ofreces a los grupos la posibilidad de reservar con antelación, ellos no considerarán a tu restaurante.
Ofrecer un servicio más personalizado
Con la tecnología actual, las reservaciones no sólo permiten a los restaurantes saber cuánta gente atenderán, sino también a quién atenderán. Repasar los reportes previos al turno empodera al equipo para personalizar el servicio con base en datos y análisis, en lugar de adivinar.
Prepararse mejor y evitar imprevistos
Llamar a todo el personal para atender un turno muerto no es bueno para nadie. Pero puede ser peor: imagina una noche de martes a reventar en la que tengas a un solo mesero y a nadie detrás de la barra. En ese caso, la falta de planificación convierte lo que debería haber sido una oportunidad para deleitar a un gran número de clientes en una situación que te deja jadeando para ofrecer los estándares mínimos del buen servicio.
Aceptar el mayor número de clientes posible
Cuando un restaurante funciona sólo con clientes sin reservación, la hora pico de la cena ocurre a un horario predecible, así que puede estar lleno durante dos horas y muerto durante el resto del turno. Las reservaciones, los controles de circulación, y la planificación de la disponibilidad pueden ayudar a aceptar el mayor número de comensales posible durante todo el turno.
En una plataforma de reservaciones, hay herramientas que pueden ayudarte a llenar las mesas durante los turnos lentos, lo cual ayuda a tener turnos más eficientes y atender a más clientes sin descuidar la calidad del servicio.
Recibir más reseñas
Es mucho más probable que la gente deje una calificación o reseña en línea si se lo pides amablemente. Con las reservaciones, tienes a tu disposición la información de contacto que necesitas para enviar un correo electrónico y pedir que te dejen una reseña.
Tip: envía una encuesta de seguimiento para obtener comentarios que puedan ayudarte a mejorar.
Beneficios para los clientes
Son muchas ventajas para los restaurantes, pero los clientes también disfrutan de las ventajas de las reservaciones. Aquí tienes algunas razones por las que muchos clientes no saldrían de casa sin una reservación:
- Reducir el estrés: Cuando sabes adónde vas y a qué hora, se reduce la ansiedad y se abre el camino para la diversión. Con una reservación en la agenda, la gente puede relajarse y contar con el plan sabiendo que el restaurante estará listo para ellos.
- Planificar ocasiones especiales: Las reservaciones permiten a los clientes entablar una conversación con el restaurante antes de su llegada. Esto es especialmente importante cuando se come fuera para celebrar una ocasión especial. La gente puede hacer preguntas o solicitudes para que un cumpleaños o aniversario sea inolvidable.
- Tener la posibilidad de hacer solicitudes especiales: Las ocasiones especiales no son lo único que los clientes suelen planificar durante el proceso de reservación. Los clientes que usan silla de ruedas pueden necesitar adaptaciones, y suele ser mejor avisar con antelación. Si sabes de antemano que te visitará un cliente invidente, puedes preparar o crear una versión en braille o un audio del menú, si es posible. Los clientes recuerdan y regresan a los restaurantes que les ayudan.
- Evitar decepciones: Cuando la gente puede planificar con una reservación, no tiene que sufrir la angustia de llegar a un restaurante sólo para enterarse de que no pueden entrar porque está lleno. Esa experiencia puede dejar un mal sabor de boca en los clientes potenciales, y puede que nunca vuelvan.
Por otra parte, aceptar reservaciones tiene sus riesgos: las inasistencias son un problema grave. Afortunadamente, hay buenas maneras de mitigar este riesgo y seguir ofreciendo reservaciones. Solicitar depósitos funciona en muchos restaurantes. Siempre puedes dividir tu plano y dejar algunas mesas para los clientes sin reservación; sin embargo, para la mayoría de los restaurantes, las ventajas de aceptar al menos algunas reservaciones superan con creces las desventajas.
