Como cualquier otra empresa, los negocios de comida tienen que enfrentarse diariamente a la administración de sus recursos. Aquí es donde la clasificación ABC para manejar el inventario en tu restaurante cumple un rol clave. Así que te invitamos a conocer de qué se trata y cómo controlar ese inventario de la mejor manera.
La clasificación ABC y su importancia en el Negocio
El sistema ABC de inventarios debe ser un aspecto a considerar al escribir un plan de negocios para un restaurante. Se trata de un método lógico para administrar y llevar un control del stock del negocio y garantizar el uso óptimo de los recursos. Esto permite reducir costos innecesarios y el tiempo que se lleva muchas tareas dentro del restaurante.
La clasificación de inventarios ABC consiste en el proceso de segmentar todos los recursos del restaurante, es decir, suministros e ingredientes, involucrados en la preparación del menú. Esto involucra procesos de seguimiento y gestión que permitirá no solo la sostenibilidad del negocio, sino también evitar la escasez de algún recurso que comprometa la operatividad del restaurante.
Se llama “ABC” por una razón, y es que el método ha dividido la clasificación del inventario según 3 zonas importantes:
- Zona A. En esta van los artículos o productos más importantes, bien sea por su costo, por su alta rotación o rentabilidad. Generalmente, componen el 70% del valor total del inventario en cuanto a materia prima.
- Zona B: En esta zona van los productos o artículos de importancia secundaria, o llamados también productos de valor intermedio. Generalmente, están en constante revisión para saber si es necesario llevarlos a la zona A y corresponde al 20% del inventario del restaurante.
- Zona C: Los artículos de la zona C suelen ser los que tiene mayor existencia o de los que hay más cantidad, sin embargo, están dentro de los que menos demanda tienen. A los insumos o artículos ubicados en esta zona del inventario hay que prestarles mucha atención para que no pierdan su vigencia. Generalmente, están ubicados en áreas no tan accesibles y representan el 10% del inventario.
Resulta fundamental para cualquier restaurante controlar sus costos y gastos, porque esto influye directamente en la rentabilidad del negocio. Si pides más inventario del que necesitas, estarías gastando más de lo requerido y podrías correr el riesgo de que los alimentos puedan dañarse.
Algunos datos revelan que la mala gestión del inventario en las Pymes, podría significar la muerte del negocio. Por supuesto, esto no excluye a los restaurantes y sitios de comida, sobre todo, cuando manejan un flujo de inventario que constantemente está cambiando y modificándose.
Beneficios Involucrados en la Clasificación ABC en Restaurantes
El ABC de inventarios en restaurante surge como una solución a los desafíos diarios con los que se enfrenta un negocio de este tipo con el manejo de sus recursos. Estos desafíos deben ser asumidos con mucho cuidado, y el ABC de inventarios es la respuesta.
Reducción de costos
Este se considera uno de los beneficios de mayor importancia del sistema ABC de inventarios. Pues te permitirá priorizar los productos o ingredientes de mayor valor y centrar los gastos en los que tengan mayor flujo o mayor demanda.
Mejor gestión del stock
Al momento de crear un manual de operaciones para restaurantes, es crucial incluir las técnicas que se usarán para mantener la mejor gestión del inventario. Al implementar el uso de la clasificación ABC, habrá una mejor administración de los recursos y se podrán identificar los productos, ingredientes o insumos de mayor valor, y evitar pérdidas o desabastecimientos no deseados.
Mejor relación con los proveedores
Al implementar un sistema de inventarios óptimo y eficaz, el personal de compra tendrá una mejor relación de órdenes para sus proveedores. Estos valoran mucho este tipo de organización y sistema de inventario, pues es más fácil controlar las compras, la facturación, despachos y almacenamiento.
Optimización de los costos y gastos
Todo restaurante debe saber con qué cuenta y qué es lo que falta. Es una regla básica para tener en cuenta cuáles son las fallas de inventarios que hay que suplir, y la parte del inventario que hay que aprovechar en caso de que haya una existencia en exceso. Esta optimización es posible gracias a la implementación de la clasificación ABC de inventario.
Mejor servicio al cliente
Aunque el ABC de inventarios en restaurantes se considera un proceso interno de la operatividad del negocio, a la larga, significa un mejor servicio al cliente. El abastecimiento oportuno de los productos e ingredientes necesarios, o solicitados por el cliente, permite que el restaurante pueda brindar el servicio que necesita el comensal.
Afortunadamente, hay softwares de integración de POS que te permiten darle seguimiento al comportamiento de los comensales. Esto es posible a través un sistema de venta para restaurante, el cual te dará información de valor que te ayudará a comprender los gastos de quienes visitan tu negocio, incluso sus pedidos, y usarlo como un dato útil para administrar el inventario y abastecerlo con productos que realmente tengan una alta demanda por parte de tus clientes.
Cómo Llevar el Control de Inventario en un Restaurante
Por sí sola, la clasificación ABC de inventarios no hará todo el trabajo, por esto es necesario que el responsable de esta área dentro del restaurante, alimente el sistema con información que requiere con datos reales y exactos.
Para llevar a cabo este control, es necesario seguir algunos pasos importantes.
Clasificar los productos
En todo restaurante, hay productos, ingredientes o insumos de mayor importancia que otros. Por esta razón, es importante jerarquizar todos estos recursos según tipo, área del restaurante, por nivel de demanda, e incluso, por costo, dependiendo de las políticas del negocio.
Para esto puedes usar la clasificación ABC que explicamos anteriormente, en la que puedes ubicar los artículos o insumos de tu restaurante basándote en el nivel de importancia.
Documentar las recetas
En la industria de los restaurantes, hay datos y cifras que son indicadores esenciales del negocio que debes conocer. Si se trata de ingredientes y alimentos, es crucial documentar las recetas de todo el menú de tu restaurante.
Esto es una gran herramienta para alimentar el sistema ABC de inventarios, pues tendrás documentado las medidas de cada receta y calcular cuánto necesita cada platillo. Esto será de ayuda para el personal de cocina y el de compras si quiere determinar exactamente hay que pedir para no sobrecargar el inventario.
Para eso es necesario comprender el uso y el rendimiento de todos los ingredientes y alimentos. Esto evitará gastos innecesarios o que podrían ser canalizados a otro tipo de área en el restaurante que requiera una inversión.
Llevar un registro de entrada y salida
Luego de clasificar, un registro importante dentro del ABC de inventarios es la entrada y salida de insumos o ingredientes. Es crucial llevar un control asentado de cada producto que sale o entra al inventario, bien sea por cantidad, o por unidades específicas según el producto (kilos, litros, unidad, etc.).
Lo anterior no solo te dará un indicador de la existencia en el inventario, sino también es una herramienta para garantizar el resguardo del mismo. Llevar un control de este tipo, evitará también que alguno de los empleados pueda disponer de alguno de los productos o insumos sin permiso, y en caso de hacerlo, podrás verlo reflejado en dicho control.
Como verás, además de saber con qué cuentas, la cantidad que sale o entra, podrás personalizar la clasificación ABC haciendo un registro de cada una de las personas o empleados con acceso al inventario. Esto evitará malentendidos, robos, o pérdidas de insumos que no estén contabilizadas.
Establecer la frecuencia de la revisión del inventario
En toda organización darle seguimiento a los controles operativos es clave para el éxito del negocio, y esto aplica también con respecto al inventario. Al momento de crear el manual de operaciones de un restaurante, es importante establecer la frecuencia de la revisión del inventario.
Programar una fecha específica todos los meses, o cada 15 días, es una excelente manera de llevar un inventario óptimo en el negocio. Esto no solo es una forma de darle seguimiento a este trabajo, sino también una manera de corregir a tiempo cualquier falla o error en el inventario.
Esto debe ser parte de una supervisión continua, como con cualquier área del restaurante. La programación, fechas u horas, serán establecidos por el personal directo o de supervisión del restaurante, según horarios específicos para no interrumpir la operatividad del negocio.
Límites máximos y mínimos de existencia
Otra característica importante dentro de la clasificación ABC en restaurantes es los límites máximos y mínimos de existencia de cada producto, ingrediente o insumo. Estos límites serán establecidos dependiendo del flujo de salida o uso en su operatividad diaria, y una vez se tengan claro, el sistema ABC automatizado te dará resultados más eficaces.
Los encargados del restaurante, tienen que estar en pleno conocimiento del movimiento usual del inventario, y de esta manera, establecer los límites que deberían tener basándose en el producto o insumo. De esta forma, evitarán tener un abastecimiento excesivo de un producto con poca salida, y el desabastecimiento de otro con mucho movimiento.
Abastecimiento físico y administración de espacios
Algunos restaurantes suelen despreocuparse con respecto al espacio físico de almacenamiento que requiere la gestión de inventario. Esto aplica tanto a la óptima conservación de los alimentos, como a la organización física de cada producto o insumo.
El sistema ABC de inventarios puede cuantificar todos los datos ingresados con respecto a la cantidad de existencia, entrada y salida, rotación del inventario, etc. Sin embargo, queda de parte del personal involucrado asegurarse de que cada insumo esté almacenado correctamente según su clasificación.
Esto involucra procesos de refrigeración y temperatura en caso de alimentos que requieran estas condiciones. De igual manera, aplica a la organización de los estantes y mostradores, los cuales deberían tener etiquetas y contenedores transparentes para mejor visualización por parte del área encargada.
Esta organización física implica también colocar a la mano los productos que deben usarse primero, o de mayor rotación en el restaurante. O, por otro lado, dejar atrás los que recién se han incorporado al inventario, llevando un control óptimo de fechas de caducidad y vencimiento.
Esto es clave para aprovechar los recursos de la mejor manera, reducir el porcentaje de productos dañados y al mismo tiempo, evitar el desperdicio de alimentos. Incluso, es una buena manera de gestionar el reuso si es posible de los recursos, para promover el reciclaje.
Capacitar a los empleados en materia de inventario
Seguramente en tu restaurante no todos los empleados tendrán acceso al inventario, sin embargo, todos deberían estar en conocimiento de qué se trata y cuál es el beneficio del buen uso de un sistema ABC de este tipo.
Para esto es necesario capacitar al personal en materia de inventarios, con el propósito de que sepan de qué se trata, cómo se hace y sobre todo su importancia. Muchas áreas del restaurante pueden incidir de manera directa e indirecta sobre tu inventario, así que una buena estrategia es ofrecer talleres, cursos o lecciones de manera frecuente para que apliquen las mejores prácticas.
La Tecnología como Apoyo a los Restaurantes
Si hay algo que hemos descubierto en OpenTable es que el uso de la tecnología en distintos procesos dentro de la operatividad de los restaurantes es un gran apoyo para garantizar su éxito.
Por supuesto, hay tecnologías aplicadas al sistema ABC de inventarios para restaurantes que permiten llevar un control eficaz de los mismos y maximizar la rentabilidad del negocio.
- Con la ayuda de la tecnología para restaurantes, es posible mejorar la experiencia del cliente a través de operaciones mucho más precisas y con menos margen de error.
- Es posible integrar el resto de los sistemas automatizados del negocio (compras, facturación, etc.) directamente al inventario para manejar cifras exactas de disponibilidad y de necesidades de abastecimiento.
- Permiten registros exactos para evitar gastos innecesarios en caso de reponer un producto del inventario ya existente.
- La automatización del inventario a través de clasificación ABC aumenta la rentabilidad del negocio al administrar los recursos eficazmente
- El uso de sistemas automatizados de reservación en restaurantes también facilita la gestión del inventario y estar prevenidos para las próximas demandas y solicitudes .
- La integración de sistemas POS como el de OpenTable permite darle seguimiento al comportamiento del comensal para alimentar el inventario basándose en sus necesidades.
Conclusión
Comprender el rol que juega el control y manejo del inventario en los restaurantes es fundamental para la operatividad del negocio. No solo implica una mejor administración de los costos, sino también una mejor gestión de los recursos para no desaprovechar ninguno.
Es fundamental informar a todos el personal sobre la conciencia del manejo de los recursos y crear estrategias de capacitación para el equipo involucrado directamente con el inventario. Esto significa menores errores, menos pérdidas y una operatividad óptima.
