Más allá de una deliciosa comida y una decoración acogedora, la industria de la gastronomía lleva un conjunto de protocolos importante. Por eso es que el manual de operaciones de un restaurante es clave para definir las normas y procedimientos del lugar.
Desafortunadamente, muchos restaurantes no aplican este recurso en sus negocios, por lo que en ocasiones, aunque está la motivación, el menú es de calidad y la atención al cliente es óptima, el resultado no es satisfactorio para sus propietarios. Esto se debe a que no se tienen clara las reglas del restaurante y eso solo es posible definiendo el manual de operaciones.
¿En Qué Consiste un Manual de Operaciones de un Restaurante?
Antes de aprender cómo hacer un manual de operaciones para aplicarlo a un restaurante, lo primero es saber de qué se trata. Este manual es básicamente la guía de qué hacer, cómo hacer y cuándo hacerlo, la cual los empleados deben consultar ante cualquier tarea, situación u operación en el restaurante.
Sin importar cuál sea el proyecto, siempre es necesario crear un plan previo para fijar las metas y tareas involucradas para llevarlas a cabo. Por esta razón, al menos en la industria de la gastronomía, es crucial escribir un plan de negocios para restaurantes, y como parte de este plan, es fundamental contar con un manual de operaciones.
Este manual ayuda a definir los procedimientos del negocio, no solo para llevar a cabo sus actividades diarias, sino también para poder llevar una mejor administración de los recursos, del desempeño de los empleados y el control interno. Además, es una referencia clave para poder realizar auditorías y revisiones internas que permitan saber si realmente se está haciendo el trabajo según las políticas y procedimientos del restaurante.
En pocas palabras, es un documento en el que se incluye información explícita, sobre las normas del funcionamiento del negocio, e incluso, el puesto de cada empleado dentro del restaurante, lo que permite la optimización del tiempo y los recursos del lugar en todas sus áreas.
Ventajas del Manual de Operaciones de un Restaurante para tu Negocio
Crear el manual de operaciones de un restaurante es una herramienta que conlleva muchas ventajas y beneficios para la actividad diaria del negocio. Lo cual no solo mejorará el desempeño de los empleados, sino que a la larga, el consumidor final podrá recibir la mejor atención.
Se identifica la marca
Contar con una guía clara y explícita con normas y políticas definidas en cuanto a las operaciones, te permitirá crear una marca, es decir, podrás generar una identidad del negocio, la cual podrá ser percibida tanto por los empleados, como por los clientes.
Se marcan los objetivos y las pautas de manera clara
Al diseñar un plan de negocios, en este caso para un restaurante, debes comenzar por definir tus propias reglas. Esto es posible a través del manual de operaciones, ya que gracias a este, cada empleado o equipo de trabajo sabrá cuál es su labor, cuáles son sus objetivos individuales, y cuál es el propósito en conjunto. De esta manera, en caso de dudas, cualquier área del restaurante podrá recurrir al manual para saber cuáles son los resultados que esperas obtener en tu negocio.
Mayor profesionalidad
Esta herramienta motivará positivamente a tus empleados, pues generalmente estos prefieren trabajar en entornos organizados, con puestos y obligaciones bien definidas. Un empleado que tenga claras sus funciones dentro del restaurante, trabajará más motivado y en conocimiento pleno de sus deberes, lo que mejorará su rendimiento. Además, mejorará la autonomía de todo el equipo y en consecuencia, también su productividad.
¿Cómo Hacer Un Manual de Operaciones?
Si te preguntas cómo hacer manuales de operación, la verdad no hay una fórmula exacta, puesto que puede variar según el sector, la industria, tus objetivos como propietario del negocio, según tu filosofía, misión o visión del proyecto. Sin embargo, hay algunos criterios que son fundamentales para redactar un manual de operaciones para restaurantes que sea óptimo y eficaz para el negocio.
Número de empleados: El manual de operaciones debe indicar la cantidad de empleados que requiere el restaurante según la operación. Eso también incluye los horarios de atención al cliente, los horarios de entrada y salida del personal, etc.
Inventario y abastecimiento: También debe contemplar toda la información necesaria con respecto al tipo de inventario, expresado en cantidades, unidades, peso, etc., según el rubro o la categoría. Lo mismo aplica para los suministros, en relación con las herramientas y utensilios de trabajo, equipos de cocina, uso del uniforme y más.
Preparación de alimentos: El manual de operaciones del restaurante debe ser también una guía clara en cuanto a la preparación de los alimentos. Es decir, cantidades exactas, ingredientes involucrados, las recetas, la creación del menú del restaurante, procesos de cocción, temperaturas, etc. Es recomendable que esta parte sea redactada en conjunto con el chef para tomar en cuenta sus recomendaciones.
Procedimientos de mantenimiento y limpieza: En cuanto a este criterio, se debe establecer el manual de manejo higiénico de los alimentos, las reglas de manipulación y refrigeración. También debe contemplar las normas en cuanto a la limpieza de todas las áreas del restaurante, incluyendo la cocina, el área de comensales, administración, etc.
En esta sección del manual se especifica el horario de limpieza, y se establecen los implementos y las funciones del personal encargado de estas tareas. También el manejo óptimo de la basura y los desechos para cumplir con la ley de residuos tóxicos de restaurantes en el país, programación de fumigaciones, entre otras tareas relacionadas.
Contabilidad: El manual de operaciones de un restaurante no puede obviar los procesos contables, pues de eso dependerá el control de costos, gastos e ingresos. Por esta razón, debe incluir una guía detallada en cuanto a las políticas de la empresa para el manejo de esta información y las funciones de cada persona involucrada en el área de administración y finanzas de la empresa, o el restaurante.
Seguridad: El manual no estará completo si no específica las normas y procedimientos en cuanto a seguridad industrial y alimentaria. Esto se refiere a las políticas del restaurante en cuanto al resguardo de los alimentos, así como también de la seguridad de las personas que trabajan en sus distintas áreas. Tener en cuenta los posibles riesgos y establecer posibles soluciones en ambos ámbitos.
Tecnología: Afortunadamente, existen muchas herramientas tecnológicas para restaurantes que facilitan las operaciones. El manual de operaciones, también debe ser muy específico en cuáles son las herramientas, programas, aplicaciones o softwares involucrados en las tareas diarias del restaurante. Incluyendo, si es posible, una guía de cómo usarlas, para qué sirven y cuál es el equipo involucrado.
Otras Recomendaciones con Respecto al Manual de Operaciones de un Restaurante
Además de los criterios que se han mencionado anteriormente, hay otras recomendaciones en relación con cómo hacer manuales de operación, sin importar el área. Se tratan de aspectos de seguimiento que son clave para que se cumpla a cabalidad.
Colabora con tu equipo
El negocio del restaurante implica un buen trabajo en equipo, pues muchas áreas dependen de otras para poder llevar a cabo sus tareas con éxito. No se trata de establecer un manual de operaciones y ya, también es necesario trabajar de la mano con el personal para que realmente entienda la información plasmada allí, comprenda por qué es importante y por qué vale la pena cumplir con las normas que se establecen en dicho manual.
Publica y promociona el manual
Los propietarios de un restaurante son los primeros en querer que todo fluya como esperan, por eso es necesario asegurarse de que el personal involucrado tenga acceso al manual. Queda de parte de la directiva promocionar el manual, promover su lectura y que este sea de fácil acceso al personal de supervisión o gerencia en cada área, para que eventualmente, este discuta la información relacionada con el personal bajo su cargo. Esto evitará malentendidos y se tendrá claro cuáles podrían ser los motivos de sanciones, llamados de atención, etc.
Revisar y actualizar frecuentemente
El negocio de los restaurantes es muy cambiante, constantemente está en evolución con el propósito de adaptarse a las nuevas tendencias y a las demandas de los comensales. Por esta razón, es clave revisar frecuentemente el manual de operaciones y actualizarlo basándose en estas tendencias y demandas.
La idea no es que el manual se convierta en una guía obsoleta, por el contrario, es necesario hacer cambios y renovaciones cada cierto tiempo. Para esto es recomendable también escuchar al equipo de trabajo, después de todo, son ellos quienes están de lleno metidos en la operatividad y pueden ser agentes claves para establecer normas y procedimientos más efectivos.
Conclusión: Prepararse para el Éxito
El manual de operaciones de un restaurante es crucial para poder llevar un control óptimo del negocio. Además, es una excelente herramienta para optimizar los procesos de auditoría y evaluar el rendimiento de todo el equipo de trabajo. Incluso, puede ser una útil herramienta para evaluar la productividad y rentabilidad del negocio.
Con la asesoría y acompañamiento de herramientas y servicios como los de OpenTable, aunado a un manual de operaciones específico y claro, el éxito de tu restaurante estará garantizado.
